Учёт запчастей на складе: как вести остатки, чтобы не продавать то, чего нет

Хороший склад запчастей скучен. На нём нет героев, которые «помнят, где что лежит». Есть система, по которой любой человек находит любую деталь, а продавец знает, что она есть, до того, как пообещал её покупателю.

Плохой склад выглядит бодро. Один человек, который всё знает, и таблица, которую он ведёт. Пока он на месте, всё работает. В день, когда он заболел, интернет-магазин продаёт детали, которых нет, и склад ищет то, что «точно было».

Пять болезней склада запчастей

Большинство этих болезней не про людей, а про отсутствие одного правила: любая деталь идентифицируется по артикулу и бренду, а не по названию.

Основа: единая номенклатура

Начните с того, что у каждой детали должна быть одна запись, а ключ записи это связка бренд плюс артикул. Не «колодки передние Kia», а «Bosch 0986494524». Тогда складской остаток, прайс поставщика, карточка на сайте и заказ покупателя говорят про один и тот же объект.

Звучит очевидно, а на практике номенклатура почти всегда разрастается: одну деталь заводят три раза с разным написанием, и остатки расползаются. Первая уборка обычно самая болезненная, и она же окупается быстрее всего.

Ячейки хранения и приход

• Разделите склад на зоны и ячейки с понятными адресами. Адрес записывается в карточку детали.
• Принимайте приход по накладной с обязательной сверкой артикула и количества. Пересорт лучше поймать на входе.
• Ставьте резерв под заказ, как только покупатель оформил. Резерв не даёт продать деталь дважды.
• Возврат от покупателя заводите как отдельный документ, а не «докладывайте на полку». Иначе возвратный товар теряется.

Инвентаризация без остановки склада

Годовая инвентаризация на всём складе это вечная головная боль: закрыть склад, пересчитать всё, разбираться с расхождениями. Много магазинов делают проще и надёжнее. Разделите склад на зоны и считайте по одной зоне каждую неделю или месяц. К концу года пройдено всё, а склад не останавливался.

Начинайте с зон, где деталей больше и оборот выше. Расхождения там обходятся дороже всего. Каждое расхождение полезно разобрать: откуда оно взялось. Обычно причина одна из пяти в таблице выше.

Про формальную сторону скажем осторожно. Правила инвентаризации для организаций и предпринимателей определяются законодательством о бухучёте и учётной политикой, и точные сроки и порядок лучше уточнить у бухгалтера. Для внутреннего порядка описанный цикл работает независимо от них.

ABC-разбор: что держать, а что заказывать

Не все детали заслуживают места на полке. Разделите ассортимент по обороту на три группы.

• Группа A: ходовые позиции, которые продаются каждую неделю. Держите запас и следите, чтобы не закончились.
• Группа B: продаются, но не часто. Держите минимум или заказывайте под покупателя.
• Группа C: продаются раз в полгода. Не держите, продавайте под заказ.

Отчёт по оборачиваемости показывает, что залежалось. В GOODVIN INTELLECT есть отчёты по продажам, остаткам и оборачиваемости, чтобы видеть неликвид до того, как он станет проблемой. Про то, что делать с уже накопленным неликвидом, у нас отдельная статья.

Где остатки живут кроме склада

Второй источник путаницы это каналы продаж. Сайт, Авито, маркетплейсы, магазин у дома: каждый из них показывает остатки. Если они живут отдельно, вы рано или поздно продадите одну деталь дважды.

Решение в одном источнике правды. В INTELLECT учёт склада, заказы, проценка поставщиков и выгрузка номенклатуры на маркетплейсы работают в одной системе. При выборе любого решения проверьте отдельно, обновляются ли остатки на площадках автоматически и как часто, ведь именно от этого зависит защита от двойных продаж.

Когда таблица кончается

Таблица подходит, пока с ней работает один человек, номенклатура небольшая, а продаёте вы в одном месте. Признаки, что пора переходить на систему, такие.

• В таблицу пишет больше одного человека, и в файле появляются копии «финал_2».
• Вы продаёте в нескольких местах и не уверены, что остатки везде одинаковые.
• Инвентаризация превращается в аврал.
• Бухгалтерия собирает документы по крупицам.

Переход с таблицы или 1С обычно проходит быстрее, чем боятся. Перенос базовой номенклатуры и остатков в INTELLECT занимает несколько дней, точный срок называем после того, как посмотрим ваши выгрузки. Данные хранятся на серверах в России.

Что сделать в эту пятницу

1. Найдите в номенклатуре дубли: одну деталь под разными названиями. Это займёт час и покажет масштаб проблемы.
2. Введите правило: приход и отгрузка сверяются по артикулу и бренду.
3. Выберите зону склада и пересчитайте её. Каждое расхождение запишите с причиной.
4. Посмотрите, какие позиции не продавались полгода. Это ваш неликвид.