Онлайн-касса для интернет-магазина запчастей: кому нужна, когда выдавать чек и сколько стоит ошибка

Ответ на главный вопрос простой. Закон о контрольно-кассовой технике обязывает применять её всех организаций и предпринимателей при расчётах, а расчётами считаются и безналичные. Оплатил покупатель на сайте картой или через систему быстрых платежей, магазин обязан передать ему кассовый чек.

Сложности начинаются в деталях: что считается моментом расчёта, куда отправлять чек, как быть с курьером и кто из предпринимателей может обойтись без кассы. Разберём по порядку.

Как выдавать чек при оплате на сайте

Если покупатель платит через интернет, чек передаётся ему в электронной форме на телефон или почту, которые он указал до расчёта. Печатать бумажный не нужно. Данные о расчёте передаются в налоговую в момент расчёта.

Отсюда два практических вывода. Первый: поле для телефона или почты в форме заказа должно быть обязательным, иначе отправить чек некуда. Второй: платёжный сервис и касса должны быть связаны. Спросите у поставщика платёжного сервиса, как он передаёт данные для чека и берёт ли он это на себя.

Курьер, самовывоз, наложенный платёж

Последняя строка полезна тем, кто продаёт автосервисам и компаниям: безналичные расчёты между организациями и предпринимателями кассой не оформляются. Но оплата такого заказа картой сотрудника уже обычная розничная.

Есть ещё правило про время. Для части безналичных расчётов, которые не подпадают под оплату на сайте, чек формируется не позднее рабочего дня после расчёта и не позднее передачи товара. Проверьте, как это устроено у вашего платёжного сервиса и курьерской службы.

Кто может обойтись без кассы

• Самозанятые на налоге на профессиональный доход кассу по доходам, облагаемым этим налогом, не применяют. Но торговать запчастями на этом режиме нельзя: закон запрещает самозанятым перепродавать товары. Подробно писали в статье про ОКВЭД.
• ИП на патенте от кассы освобождаются только по перечню видов деятельности, и то при условии выдачи покупателю документа. Розничной торговли в этом перечне, по нашему прочтению, нет, так что ИП на патенте с магазином запчастей кассу применять обязан.
• Безналичные расчёты между организациями и ИП кассы не требуют. Для розничного покупателя это не работает.

Про исключения с перечнями и датами лучше спрашивать бухгалтера: они меняются, а цена ошибки в таблице ниже.

Сколько стоит ошибка

КоАП, статья 14.5. Пример на пальцах: не пробили чек на 8 тысяч рублей, ИП заплатит не меньше 10 тысяч, юрлицо не меньше 30 тысяч, и это за одну продажу.

Штраф считается от суммы неоформленного расчёта. Пропущенная продажа на 50 тысяч рублей обойдётся ИП минимум в 12,5 тысячи, а юрлицу в 37,5 тысячи.

Маркировка и чек

Если вы торгуете товаром, подлежащим маркировке, закон требует передавать в кассу данные о нём в момент расчёта. Для автозапчастей маркировка пока идёт как эксперимент, обязательных сроков нет, и подробности мы разбирали в статье про маркировку. Но если ваша касса и учётная система не умеют работать с кодами, лучше узнать об этом заранее.

Как связать кассу, сайт и склад

Идеальная схема такая: заказ на сайте, оплата, автоматический чек, статус в личном кабинете, списание со склада. Каждый разрыв цепочки это ручная работа и повод забыть про чек.

В платформе GOODVIN SITE онлайн-оплата подключается из коробки через больше чем сорок платёжных сервисов, а REST API позволяет обмениваться данными с 1С и другими учётными системами. Как каждый конкретный платёжный сервис передаёт данные для чека, уточняйте у него. В GOODVIN INTELLECT есть склад с маркировками, требования законодательства там учтены, а документы по заказу оформляются в той же системе, где склад.

Чек-лист

• В форме заказа обязательны телефон или почта.
• Платёжный сервис знает, кто формирует чек: он или вы.
• Курьеры оформляют расчёты по правилам, а не «потом».
• Для розничных продаж кассу применяете, для безналичных расчётов с компаниями оформляете документы по договору.
• Раз в квартал проверяете у бухгалтера, что изменилось.