Необходимо внедрить систему строгого документооборота и его соблюдения с самого начала работы предприятия. Для ведения чёткого учёта движения товара, а также контроля взаимодействия с вашими клиентами.
Пакет документов, которыми необходимо будет обмениваться с клиентами и поставщиками не так уж и велик, поэтому рекомендуем вам сразу же наладить документооборот, чтобы порядок в документах стал вашей хорошей привычкой.
Заведите отдельную папку под каждый вид документов, чтобы можно было быстро в любой момент поднять историю торговых взаимоотношений как с клиентом, так и с поставщиками товара.
Документы, которые необходимо сохранять себе:
Договора с вашими поставщиками автозапчастей.
Накладные и счет фактуры на поступление товара от ваших поставщиков с обязательной подписью представителя вашей организации в получении товара.
Заказ клиента с его подписью, распечатанный из базы интернет-магазина.
Товарный чек с подписью клиента (если это физическое лицо) под строками, что товар получен вовремя и в срок, а также что клиент не имеет претензий.
Если клиент юридическое лицо, то товарная накладная ТОРГ-12 с подписью о получении товара с печатью его организации, либо с приложением доверенности на клиента, как представителя организации.
Если клиент желает вернуть полученную им запчасть по какой-либо причине, то ему необходимо написать заявление на возврат денежных средств за возвращаемый им товар с указанием причины возврата. Заявление пишется от руки в свободной форме с обязательным указанием паспортных данных клиента. Можете подготовить для клиентов бланки возврата и держать некоторое количество в магазине.
Обратите внимание, что в заказе покупателя вам необходимо обязательно прописать условия поставки запчасти на заказ клиенту, с которыми последний должен ознакомиться и расписаться.